SIMPROC - Sistema de Processo Administrativo e
Controle Documental


A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da arquivologia responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária.

Um programa de computador concebido para a Gestão Documental é uma solução informatizada de arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma organização.

O SIMPROC integrado com outras soluções, a digitalização, o fax e a mensagem eletrônica (e-mail) permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) que circulam na organização.

No SIMPROC o processo de gestão documental tem seu inicio quando ocorre a recepção do documento em que este é registrado e passa pela fase de desmaterialização, ou seja, a digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato eletrônico. Numa segunda fase os documentos são submetidos a uma classificação, em seguida há uma definição dos vários estágios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência, como por exemplo, publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e preservação permanente. Depois do documento ser incorporado ao sistema o SIMPROC disponibiliza a qualquer utilizador, interno ou externo, um método de localização eficaz semelhante ao de um sistema de busca, por exemplo, o Google.

Clique aqui e veja um exemplo de workflow.

Vantagens na sua utilização

As organizações que investem na nossa solução de Gestão Documental, SIMPROC, conseguem um retorno elevado, pois reduzem a quantidade de documentos em papel. Há ganho na produtividade devido à uniformização dos processos e facilidade de adoção de normas de qualidade.

As vantagens na sua utilização são as seguintes:

Casos de aplicação

A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está presente em todas as organizações.

A nossa solução de Gestão Documental - SIMPROC aplica-se a um conjunto alargado de áreas funcionais:

Dada essas vantagens, o que há para não adotá-lo? Saber mais...